1 Rekisterinpitäjä
Helsinki Pride -yhteisö ry
Tallberginkatu 1 C, PL 168
00180 Helsinki
2 Rekisterin nimi
Helsinki Pride -yhteisö ry:n jäsenrekisteri
Helsinki Pride -yhteisö ry:n asiakasrekisteri
Helsinki Pride -yhteisö ry:n vapaaehtoisten rekisteri
Helsinki Pride -yhteisö ry:n kumppaneiden rekisteri
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Puh: +358 44 277 3611 / sähköposti: laura@pride.fi
4 Tietosuojasta vastaava henkilö
Puh: +358 44 277 3611 / sähköposti: laura@pride.fi
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- Asiakastyö
- Vapaaehtoistoiminta
- Jäsenpalvelut
- Jäsenviestintä
- Kumppanuustyö
- Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
Asiakastietoja käsitellään asiakkaiden suostumuksen mukaisesti asianmukaisessa sosiaalialan asiakastietojärjestelmässä. Helsinki Pride -yhteisö ry:llä on käytössä Sofia-asiakastietojärjestelmä.
Jäsentietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa, jonka palveluntarjoaja on Flo Apps Oy.
Lahjoittajien, vapaaehtoiseksi hakevien ja kumppaneiden tietoja käsitellään Active Campaign – sähköpostimarkkinointialustalla verkkolomakkeiden kautta annettujen tietojen pohjalta. Kerätyt tiedot perustuvat suostumukseen.
6 Rekisterin tietosisältö
Asiakkaista käsitellään kunkin asiakkaan kanssa sovittuja tietoja, jotka perustavat asiakkaan suostumukseen.
Vapaaehtoisohjaajista käsitellään hakulomakkeella annetut tiedot, joita ovat mm. nimi, sähköposti, puhelinnumero, syntymävuosi, kielitaito ja aikaisempi työkokemus.
Jäsenrekisterin yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja: rekisteröidyn perustiedot ja yhteystiedot: nimi-, sähköposti-, osoitetiedot. Yhdistystä koskevat jäsenyystiedot: jäsenyyden kesto, jäsenlaji sekä jäsenmaksu. Ilman yllä mainittuja tietoja emme voi tarjota jäsenelle jäsenpalveluja tai tietoa toiminnasta.
Lahjoittajilta keräämme lomakkeella olevat tiedot, joita ovat nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti sekä vapaaehtoistyöhön liittyviä tietoja.
Kumppaneilta keräämme hakulomakkeella esiintyvät tiedot, joita ovat organisaatio, organisaation yhteyshenkilö ja hänen yhteystiedot sekä laskutusosoite. Pride-viikon alla pyydämme myös tietoja suunnitelluista ohjelmasisällöistä.
7 Rekisterin tietolähteet
Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti
- henkilöltä itseltään tai kuten yllä kuvattu lomakkeen kautta
- henkilön tullessa rekisterinpitäjän tukijaksi, vapaaehtoistyöntekijäksi, tai osallistuessa sellaiseen toimintaan, jossa nimen ja yhteystietojen rekisteröinti on tarpeellista
8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
9 Tietojen siirto kolmanteen maahan (ETA-alueen ulkopuolelle) tai kansainväliselle järjestölle
Tietoja ei pääosin siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja saatetaan joissain tapauksissa siirtää EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle. Tämä tulee kyseeseen markkinoinnin automaation työkalun Active Campaignin kohdalla.
ActiveCampaign on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla ja ActiveCampaign kuuluu USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle. Lue lisää Active Campaignin tietosuojasta täältä: https://www.activecampaign.com/legal/privacy-policy, GDPR:n päivityksistä täältä: https://www.activecampaign.com/gdpr-updates/ ja evästekäytännöistä täältä: https://www.activecampaign.com/cookie-policy/.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen säilyttäminen
Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Tietoja säilytetään rekisterijärjestelmässä, ulkopuolisen palveluntarjoajan suojatulla palvelimella. Rekisteri on talletettu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuun tietokantaan, johon on pääsy vain Helsinki Pride -yhteisö ry:n tähän valtuuttamilla henkilöillä. Tietoja ei tallenneta tietokoneiden henkilökohtaisille asemille, eikä niistä säilytetä manuaalista aineistoa. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi.’
Yhdistyksen jäsenten osalta säilytämme tietoja vähintään jäsenyyden keston ajan tai kuusi kuukautta jäsenyyden päättymisen jälkeen, jos seuraavan vuoden jäsenmaksulasku on lähetetty. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitämme asiaankuuluvalla tavalla.
11 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen: Helsinki Pride -yhteisö ry, Tallberginkatu 1 C, PL 168
12 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojasta vastaava henkilö johtaa toimenpiteen käsittelyä.
13 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
14 Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 25.5.2018 sekä 14.5.2019.
